Temporäre/r Mitarbeiter/in Front Office Assistant 80% (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Empfang & Besucherservice

• Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Kund:innen und Dienstleister:innen

• Verwaltung von Besucheranmeldungen

• Sicherstellung der Zutritts- und Sicherheitsprozesse

Telefon & E-Mail

• Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen

• Betreuung des allgemeinen E-Mail-Postfachs

• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen

Office Management

• Organisation von Post-, Kurier- und Versanddiensten

• Betreuung der Meetingräume

• Unterstützung bei internen Anlässen und Besucherbesuchen

• Verwaltung der Poolfahrzeugschlüssel

Administrative Unterstützung

• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings

• Pflege von administrativen Daten

• Erstellung von Beiträgen für das Intranet (SharePoint)

• Unterstützung des Executive Services Teams bei organisatorischen Aufgaben und während Abwesenheiten im Team

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Empfangs- oder Office-Management-Umfeld

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools

• Organisationstalent sowie strukturierte und selbständige Arbeitsweise

• Serviceorientierte Persönlichkeit mit professionellem Auftreten

• Diskretion, Zuverlässigkeit und Freude am Umgang mit Menschen