VR-Sekretär:in / Executive Assistant CEO

Ihre Aufgaben:

• Führung des VR-Sekretariats inklusive Jahresplanung, Sitzungs- und Terminorganisation sowie Koordination von VR-Sitzungen und Generalversammlungen

• Erstellung und Pflege von Traktandenlisten in enger Abstimmung mit dem VR-Präsidium und der Geschäftsleitung

• Sicherstellung eines professionellen Sitzungsprozesses (Vorbereitung, Versand von Unterlagen, Nachverfolgung von Pendenzen und Beschlüssen)

• Protokollführung von Verwaltungsratssitzungen auf Deutsch inklusive Nachbearbeitung, Freigabeprozess, Versand und Archivierung

• Pflege und Weiterentwicklung der VR-Dokumentation (Beschlussregister, Governance-Dokumente, Ablagestrukturen)

• Administrative Schnittstelle zu VR-Mitgliedern sowie externen Ansprechpartnern

• Überwachung von Fristen, Terminen und formalen Anforderungen im VR-Kontext

Unterstützung der Geschäftsleitung / CEO

• Direkte Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft (Termin- und Kalenderkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Pendenzenmanagement)

• Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Management-Summaries und anspruchsvoller Korrespondenz in Deutsch

• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben aus Geschäftsleitungssitzungen

Weitere Aufgaben

• Organisation interner und externer Meetings, Workshops, Seminare und Events

• Planung und Durchführung von Mitarbeiter- und Teamanlässen

• Koordination externer Dienstleister sowie administrative Aufgaben im Facility Management

Ihr Profil:

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Direktionsassistent:in oder vergleichbar

• Zusätzliche Ausbildung oder fundierte Erfahrung im Bereich VR-Sekretariat / Corporate Governance

• Mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungsratsumfeld, insbesondere in Sitzungsorganisation, Protokollführung und Beschlussmanagement

• Erfahrung in der direkten Unterstützung eines CEO oder einer Geschäftsleitung auf Executive Level

• Sehr gute, stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (zwingend)

• Hohe Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten auf Management- und VR-Ebene

• Strukturierte, selbständige und äusserst zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Terminsinn

• Organisationsstärke, Qualitätsbewusstsein und Durchsetzungsfähigkeit